同窓会会員管理・同窓会活性化支援システム ALCENT (アルセント)

※このお客様の声は、「アルセント」をご導入いただいたお客様にインタビューさせていただき、許諾を得て作成いたしました。

同窓会データ管理の見直しをするきっかけは何でしたか？

昔はある印刷業者で名簿を作っていたのですが、名簿発行年にあたる2006年の名簿をどうするか という際に、当時の同窓会長がコンピューターネットワークの権威で、 役員の中にも理科系の人間が何人かいたことから、データ管理をシステム化できないか、 名簿をＷＥＢ版で作ってみたらどうかという声があがったんですよ。 その時にたまたま、この同窓会の管理システムの話があったのでいいタイミングでした。

導入された要因は何ですか？

セキュリティ機能が充実しているのと、情報がリアルタイムに更新できるという2点が大きな メリットだと思います。セキュリティ面では、システム的に24時間アクセス履歴を管理して くれているので安心です。 　以前は名簿に住所や電話番号を掲載するかどうか事前アンケートをとり、その結果を名簿に 反映させていましたが、しかしどうしても紙の名簿は流出してしまうんですよね。 ＷＥＢ版名簿は、誰がどのデータを見ているか全て履歴が残るので、どう使われるか分からない 紙の名簿より安心です。情報がリアルタイムという点についても、紙は一度出してしまうと、 内容が次回の発行まで固定されますが、このシステムだと事務局からも会員からも常時、 情報を更新でき、新しいデータが見られるのがいいですね。

校是の「自由と創造」は、初代校長が唱え、今もその精神は受け継がれています。

新しいシステム導入にあたって反対意見はありませんでしたか？

ほとんど反対意見はありませんでした。役員にネット関係の知識が深い人が多かったため、 抵抗感が元々なかったこともあったと思います。コンピューターネットワークの権威である 会長が「これなら大丈夫」と賛成してくれたのも大きな安心材料のひとつでした。
　ＷＥＢ版名簿については、ＣＤ－ＲＯＭの中にデータが入っていると勘違いして 心配される方がいましたが、「ＣＤ－ＲＯＭはあくまで名簿を見るための扉。 そして扉を開けるための鍵であるＩＤとパスワードが一緒になって初めて見られる」 という説明をしてご納得いただきました。

導入してどのような感想をお持ちですか？

基本的に、作業が楽になっています。特に比重を大きく占めるお金の管理、年会費・協賛金 申込みの登録が簡単にできますので、管理面の作業が非常に楽になりました。
　会員ごとに郵便振替用紙の出力内容を変えるなど、細かい対応もできるようになりました。
　住所不明者をなくしていくのも同窓会の大切な役割ですが、システム上ですぐに 住所の変更ができたり、住所不明者に関する情報収集ができるのも便利ですね。 会員からいただいた情報を基に、ご本人に登録していいか、という確認作業が行えます。 細かいことができる分、新たな作業が増えたかもしれませんが、その反面、情報が精査されている実感があります。
　あとは、コストダウンの面でいうと、会報の発送を全てメールに切り替えて 郵送費の削減ができるかというと、まだ一概にそうも言えない面があります。 しかし、幹事の半分はメールが使えるので、幹事会の案内や議事録も半数の人には 一括メール送信しており、その分は間違いなくコストダウンになりました。

システムに不満点は何かありますか？

現在は、クレジット会社から送られる会費などの入金データを基に、システムに手入力していますが、 クレジット会社のデータとシステムを連動させることができると便利だと思います。

会員に対する対応で何か変化がありましたか？

会員から依頼があった場合に、会員の宛名をデータのまま渡す代わりに、 宛名ラベルを出力して渡せるようになりました。そうすると、 同期会やクラブの集まりでも宛名ラベルを出力してほしいという 依頼が来るようになりました。それにすぐ対応できるようになったのも メリットの一つですね。また、幹事とか役員への連絡、役員会の案内や議事録を メール一括送信で送れるようになり、双方にとって楽になったこともあります。
　今後の課題として、もっとメールマガジンの頻度を多くしたり、 同窓会のＨＰでの告知などをさらに積極的にしていきたいと考えています。

システムのコスト面はいかがですか？

導入コストは妥当な額だと思っています。私自身、一時システム関係の仕事 をしていましたので、これだけできたら安いなとも思います。勿論ランニング コストは安ければ安いほどありがたいのですが…。

事務局の作業内容に変化はありましたか？

事務作業が減ったかどうかというより、作業の質が全然違うと感じます。 紙の状態で管理していた頃より、もっと精査された、本当の意味で活きた 情報を扱うようになったといえます。これは事務作業が煩雑になるのではないかとか、 多くなるんじゃないか、と危惧するのとは全然次元が違うことだと実感されます。

今後、若い世代に同窓会を引き継いでゆくために必要と思われることは何ですか？

若い内はなかなか同窓会に目が向かないものです。特に横のつながりはできても、 縦のつながりはでき難い。同窓会ホームページを活性化し、縦と横のつながりの 両立をしていきたいと思います。同じ業種や企業のコミュニティなども作っていけたらいいなと考えています。
　それと、何もしなければ連絡が取れない会員は増える一方です。メールも、 一括メール送信のあと、不達メールがたくさん返ってきます。その不達の会員に対して 今度は手紙を送り現在のメールアドレスを問い合わせる。こういった地道な努力も今後の 同窓会の継続や組織強化につながるのだと考えています。