同窓会会員管理・同窓会活性化支援システム ALCENT (アルセント)

大阪大学基礎工学部機械工学同窓会様 大阪大学基礎工学部機械工学同窓会は、昭和40年3月に大阪大学旧機械工学科の同窓会として発足。 現在は、システム科学科機械科学コースおよび基礎工学研究科機能創成専攻のうち機械系研究室が その活動を引き継いでおり、正会員数は4,000名以上を誇ります。平成20年7月アルセントをご導入 いただいた経緯や、その後のご感想を同窓会長の和田先生にお伺いしました。

※このお客様の声は、「アルセント」をご導入いただいたお客様にインタビューさせていただき、許諾を得て作成いたしました。

同窓会データ管理の見直しをするきっかけは何でしたか？

先代の会長の時から同窓会名簿の電子化の話は出ていたのですが、自分達では技術的にも時間的にも厳しく、そのままになっていました。
その内に個人情報保護法の問題が出てきて紙ベースの名簿発行も難しくなり…。
そのままで何もしないと、同窓会名簿のデータもどんどん古くなり、揃わなくなってきます。今後どうしようかと模索しているところに、丁度タイミング良くこのシステムのご提案をいただきました。

導入された要因は何ですか？

同窓会名簿の電子化の実現の他、セキュリティに関しても、自分達で管理するのは大変なので、安心して預けられるところです。また、会員自身に個人情報の更新をしていただき、事務局の労力も削減しながらデータが精査されていくシステムが、ニーズと合っていましたので、この際思い切って専門の業者さんにお願いしようということになりました。

大阪大学基礎工学部創設の趣旨

新しいシステム導入にあたって反対意見はありませんでしたか？

やはり個人データを扱うというところで、企業に渡してしまうとデータの権利が行き渡ってしまうのではないか、 セキュリティ管理はちゃんとできるのか、会員から情報が漏れてしまう危険性を危惧する意見は出てきました。 その辺に関しては、御社は専門でされていてきっちり管理されているし、実績もあるということで最終的には納得 していただきました。それに、もうやらざるをえないという状況になっていたので決断に踏みきりました。

導入してどのような感想をお持ちですか？

同窓会から情報発信ができるようになったので、どんどん新しいアイデアが出てきています。 具体的には、来年春に総会を開催することになり、日程も決まりました。導入してしばらくは様子を見ていましたが、 特に問題もないので、そろそろ不明者を軽減するためのキャンペーンをしたいと思っています。そういえば、私が見た 中でも何人か連絡先が分かる人がいたので不明者情報提供フォームから送信しようと思います。

結局、連絡がスムーズにできるということで、このように企画も立てやすくなり、どんどん意見が出るようになっている と実感しています。先日開催した卒業生が世話してくれる工場見学のお礼等もホームページを通してできますし、学部や 学科のホームページではできないことも同窓会ホームページから発信できますね。

システムに不満点は何かありますか？

・今のところは特にありません。（和田先生）

・全ての機能をまだ使っていないので分かりませんが、今作業している中では特にありません。（同窓会事務　Ｈ様）

会員に対する対応で何か変化がありましたか？

会員情報を更新している人も結構多いようで、順調なスタートだと思います。
最初は年配の方に抵抗があるかもしれないと心配もあったけれど、１期生（昭和39年卒）の方も使っておられるようです。 また、卒業生の開催する同窓会の案内などの活動をホームページで案内できるようになり、コミュニティが広がってきた実感があります。

システムのコスト面はいかがですか？

妥当だと思います。もう少し規模の大きい他社からも話を聞きましたが、月額費用料金が高くて年間予算をオーバーしていました。 御社のシステムは小規模の同窓会に対しても運営できるコストで設定されていると思います。

事務局の作業内容に変化はありましたか？

これまでの連絡手段は郵送でしたが、導入後はメールですぐに連絡が取れるようになりました。 郵送料をかけずに、ホームページで同窓会の案内を出して、メールマガジンで迅速に配信できるようになったのは大きな魅力です。 郵送だと印刷や発送で何十万円もかかりますから。（和田先生） 会員コードなど多様な条件で検索できるので、個人情報を呼び出しやすく、問合せがあればすぐに対応できるようになりました。（同窓会事務　Ｈ様）

今後、若い世代に同窓会を引き継いでゆくために必要と思われることは何ですか？

まずは，学生員を含め若い会員に活動を知ってもらうことが大事だと思います。 ホームページやWeb版名簿など、同窓会の活動が形になって見られるようになったので、皆さんに我々の活動を理解して 頂きやすくなったのではないでしょうか。今後は、企業の広告、紹介等を募ろうと計画しています。 同窓会のコミュニティを通して、大学や企業から情報を発信したり，ＯＢと在校生の情報交換の場を設けるなど、在校生を 支援できるようにしていきたいですね。 こういうシステムができるとアイデアがどんどん広がります。また、同窓会と大学の研究・教育組織と協力することで、 色々な可能性が出てくるかもしれません。